5 причин системно заниматься производительностью труда и эффективностью

Автор статьи: Татьяна Петренко, эксперт CBSD. Ключевые области экспертизы Татьяны — HR консалтинг, организационное развитие, программы обучения для HR и C&B профессионалов, развитие систем мотивации персонала

В последнее время мы все чаще сталкиваемся с запросами компаний: «Как нам сохранить производительность в условиях дефицита ресурсов?», «Как нам повысить общую эффективность?». И вопрос повышения прибыльности никогда не уходил с повестки реального бизнеса. Когда компания достигает определенной доли рынка и уровня выручки, то, понимая невозможность органического роста (или не останавливаясь только на нем), начинает более пристально смотреть на свои внутренние настройки и задаваться вопросом: а насколько эффективно выстроены процессы и организована работа у нас внутри? И, зачастую, если заниматься системной работой внутри компании, можно найти значительные резервы как для повышения общей эффективности и производительности компании, так и для достижения прорывных результатов.

Зачем компании системно заниматься организационным проектированием и повышением эффективности? Какие выгоды это дает в долгосрочной перспективе?

Причина №1. Эффективное распределение труда, правильное распределение ответственности и полномочий, повышение скорости принятия решений, оптимизация процессов, устранение потерь как рабочего времени, так и финансовых (вследствие ошибок и неправильных решений) — все это напрямую влияет на себестоимость. Более эффективные команды обеспечат снижение затрат и лучшее использование ресурсов без сокращения части персонала.

Причина №2. Отлаженные процессы, оптимальная организационная структура, правильное и равномерное распределение обязанностей, и, как следствие, высокая производительность труда позволяют максимально эффективно использовать человеческие, материальные и временные ресурсы. Это важно не только для сокращения издержек, но также и для устойчивого развития компании в условиях ограниченности всех видов ресурсов.

Причина №3. Снижение себестоимости и эффективное использование ресурсов напрямую влияют на конкурентоспособность компании в долгосрочной перспективе, обеспечивая увеличение выпуска продукции или услуг при тех же самых, или даже меньших ресурсах. Сокращение времени на операции, устранение непроизводительных и не добавляющих ценность действий сотрудников, сокращение простоев вследствие неправильного планирования и т.п. — это только малая часть эффектов системного подхода к организационному дизайну.

Причина №4. При увеличении выручки и/или выработки на одного сотрудника организация может увеличивать объемы продаж более высокими темпами, чем рост расходов, что ведет к росту операционной прибыли и рентабельности.

Причина №5. Понятное и справедливое распределение обязанностей, правильно настроенные процессы и развитая система организации труда обеспечивают бесшовное кросс-функциональное взаимодействие и значительно уменьшают вероятность рабочих конфликтов, повышают удовлетворенность сотрудников работой, снижают текучесть и формируют командную культуру. Все это положительно влияет на вовлеченность и мотивацию персонала, а значит и повышает общую эффективность.

Из своего опыта я знаю: даже когда мы понимаем причины и выгоды организационного проектирования, часто остается вопрос — а как это выглядит у нас? Все ли работает так, как должно? Чтобы не гадать и не опираться только на ощущения, мы в CBSD предлагаем пройти простой чек-лист. Он помогает честно взглянуть на ситуацию и увидеть, где компания сильна, а где есть точки роста

Проверьте эффективность компании, используя чек-лист:

Оцените каждый из 15 пунктов по шкале от 1 до 5, где

1. совершенно не согласен
2. отчасти не согласен
3. затрудняюсь с оценкой
4. отчасти согласен
5. полностью согласен

1. У сотрудников есть четкие, измеримые цели.

2. Цели сотрудников связаны с целями команды и бизнеса.

3. Все сотрудники понимают, как их работа влияет на общий результат.

4. Ключевые бизнес-процессы описаны и понятны.

5. Измеряемая производительность труда растет или стабильно держится на высоком уровне.

6. Используются прозрачные KPI и другие показатели производительности, основанные на данных.

7. Сотрудники заинтересованы, вовлечены и мотивированы выполнять рабочие задачи.

8. Руководители подразделений и команд умеют вдохновлять и развивать подчиненных.

9. Реализуются механизмы обратной связи и признания.

10. Регулярно обновляются требования к компетенциям и навыкам ролей.

11. Проводится регулярное обучение и развитие ключевых и высокопотенциальных сотрудников.

12. Сокращено количество неэффективных встреч, отчетности и бюрократии.

13. Применяются практики тайм-менеджмента и визуализации задач (канбан, SCRUM, и т.п.).

14. Команды быстро адаптируются к изменениям.

15. Внедрена культура постоянных улучшений и оптимизации.

Просуммируйте баллы и оцените текущую эффективность:

65–75 баллов — высокоэффективная система, можно масштабировать опыт и делиться с другими.

55-64 балла – устойчивая система с потенциалом роста, но в отдельных зонах могут быть нужны серьезные улучшения.

45–54 балла — эффективность на среднем уровне, не стабильна, завязана на отдельных людей или усилия. Важно применять единые подходы и правила, обратить внимание на процессы, вовлечь в системную работу линейных руководителей.

35–44 балла — эффективность в зоне риска, системная работа с производительность не ведется, много потерь, слабая связка между людьми и результатами. Требуется пересмотр ключевых элементов управления организацией.

Менее 30 баллов — критически низкий уровень, организационные сбои, потери прибыли. Нужна стратегия изменений и запуск программы трансформации.

Какой бы результат вы ни получили, важно помнить: цифры — это лишь отправная точка. Настоящая работа начинается тогда, когда компания осознанно выстраивает системный подход к эффективности.

Работа над производительностью и эффективностью — не разовая кампания, она должна стать частью культуры. Для того, чтобы добиться наилучших результатов и обогнать конкурентов, встать на рельсы устойчивого развития, нужен прочный фундамент компании в виде организационной структуры, бизнес-процессов, соответствующих стратегическим целям, операционной модели и корпоративной культуре. Построить такой фундамент и надежный крепкий дом на нем может только вовлеченная и опытная команда, обладающая нужными знаниями и компетенциями.