Управление изменениями в период реорганизации

Клиент и контекст
Крупная международная компания – производитель продуктов питания. Проект был связан с масштабной реорганизацией отдела продаж. Компания меняла структуру отдела, роли руководителей, зоны ответственности, регионы и территории.

Запрос и вызов
Первоначальный запрос клиента – провести тренинг по управлению изменениями для сотрудников через 2 месяца после начала изменения, чтобы помочь им справиться с напряжением и быстрее адаптироваться к новой ситуации.

В ходе обсуждения стало понятно, что основная задача шире. Руководителям предстояло сначала самим подготовиться к изменениям:

• сформировать более четкий план коммуникации с сотрудниками, чтобы транслировать единые и непротиворечивые цели
• понять, на какие вопросы сотрудников важно ответить с самого начала

Руководители по-разному объясняли причины изменений и акцентировали разные цели. Это создавало риск противоречивых сообщений для команды. 

Решение CBSD
CBSD предложила двухуровневое решение: сначала подготовить руководителей, которые ведут изменения, а затем провести тренинг-воркшоп для всей команды.

На первом уровне руководители синхронизировали понимание изменения, оцифровали большинство целей и задач, сформировали единый контур коммуникации и подготовились отвечать на ключевые вопросы сотрудников.

На втором уровне команда уже работала с реальным изменением: обсуждала свои вопросы и опасения, выявляла барьеры и определяла конкретные действия, которые помогут пройти это изменение. В рамках воркшопа был организован открытый диалог между сотрудниками и руководителями. Это разговор помог выявить не только беспокойства сотрудников, но и реальные риски, которые не были учтены в изначальном плане.


Как было организовано

• Подготовительная сессия для руководителей – 2 часа. Команда изменений познакомилась с основами теории управления изменениями, получила рекомендации, шаблоны и обратную связь. Разобрали реальные примеры коммуникаций в процессе изменений
• Подготовка единого сообщения. Руководители совместно прописали: что меняется, почему изменения нужны сейчас, что изменится для бизнеса и сотрудников, к какому результату компания хочет прийти и какую поддержку получат люди
• Диагностика перед воркшопом. Все сотрудники, которых затрагивало изменение, заполнили онлайн-опросник «Скан изменения». Результаты показали большое количество вопросов и неопределённости, особенно на информационном и личном уровнях
• Тренинг-воркшоп. Участники обсуждали реальные вопросы, связанные с реорганизацией, анализировали «силы за» и «силы против», выявляли барьеры и ресурсы изменений
• План действий. По основным барьерам команда определила конкретные шаги, ответственных, сроки и формат дальнейших встреч

Результат для участников

• Команда увидела, какие сложности могут возникнуть при реализации новой структуры в разных регионах и клиентских ситуациях
• Сотрудники получили возможность открыто сформулировать вопросы и опасения, связанные с изменением
• Участники выделили основные барьеры изменения и определили, какие действия помогут их снизить
• Появились конкретные договорённости: кто, с кем, по каким вопросам и когда встречается дальше
• В обсуждение активно включились сотрудники, которые в начале воркшопа были достаточно сдержанны

Результат для бизнеса и заказчика

• Управленческая команда синхронизировала позицию и подготовила единое объяснение изменений для сотрудников
• Руководство получило вопросы сотрудников и увидело проблемы, которые ранее оставались незаметными
• По ключевым барьерам появился план конкретных действий с ответственными и сроками
• В ходе общей работы были выявлены практические вопросы реализации новой структуры: работа с клиентскими договорами, взаимодействие регионов, логистика и планирование
• Директор по продажам отметил готовность сотрудников включаться в изменения, обсуждать сложности и работать над улучшениями

Когда такое решение подходит
Подход можно использовать, когда компании предстоит: